Styrdokumenten är dina verktyg

Styrdokumenten är dina verktyg

Myndigheter har ofta många och ibland långa interna styrdokument. Ledningen bör se dessa som ett av flera centrala instrument för att tydliggöra önskade beteenden och förhållningssätt hos sina anställda.

Styrdokument behövs bland annat eftersom lagar och regler som gäller för alla myndigheter och dess anställda ofta är allmänt formulerade och därför behöver konkretiseras inom myndigheten med utgångspunkt i det specifika uppdraget.

Levandegör styrdokumentet genom involvering och samtal

Statskontoret har tidigare visat att utformningen och förvaltningen av interna styrdokument, policyer och riktlinjer i hög grad påverkar förvaltningskulturen och därmed förutsättningarna för att förhindra korruption. Det kan ofta vara en utmaning att skapa styrdokument som inte bara blir skrivbordsprodukter. Ett sätt att undvika detta är att involvera medarbetare och chefer med god insyn i arbetssätt och rutiner när styrdokumentet tas fram eller uppdateras. Utgå då från myndighetens uppdrag och verksamhetens förutsättningar. Ett annat sätt är att återkommande diskutera styrdokument i ledningsgruppen. På så sätt får ni även överblick över myndighetens styrdokument och kan förhindra att antalet inte växer sig för stort i onödan och att regler och vägledningar inte överlappar varandra.

En policy bör vara tydlig, etablerad och enkel att förstå

Innehållet i till exempel en policy bör vara tydligt, enkelt att förstå och känt i organisationen. En policy som på ett tydligt sätt förmedlar inom vilka ramar anställda ska verka, bidrar bland annat till att minska risken för omedvetna fel. Otydlighet kring till exempel regler för vad man som anställd får bli bjuden på av externa kan leda till just omedvetna fel. Enligt en studie med dömda mutbrottslingar var en vanlig förklaring till deras brott att de inte hade kunskap om vilka regler som gällde. Med en etablerad policy blir det helt enkelt svårare att använda bortförklaringar till ett korrupt beteende av typen ”jag gjorde bara som alla andra, jag kände inte till något annat sätt”. Det underlättar även för enskilda medarbetare som misstänker oegentligheter att ta stöd i riktlinjerna för att uppmärksamma dessa.

Skapa samsyn om uppdraget

En central faktor för att en ledning ska få genomslag för styrdokument eller annan intern styrning är att det inom myndigheten finns en samsyn om myndighetens uppdrag. Ledning, chefer och medarbetare måste ha en gemensam förståelse för verksamhetens mål och för myndighetens roll i förvaltningen och i samhället. Statskontoret har i flera analyser konstaterat att en bristande samsyn kan leda till intern målkonkurrens, ineffektivitet eller en så kallad informell regelkultur, som enligt Brottsförebyggande rådet utgör en risk för korruption.