Viktigt med öppen kultur och att ständigt arbeta med frågorna
– Man kan inte tro att man blir färdig, för det blir man aldrig. Det uppstår hela tiden nya frågor och problem, säger Maria Larsson, Landshövding i Örebro län.
Därför måste organisationen kontinuerligt arbeta med värdegrundsfrågor, på olika sätt och i olika form. För att det ska fungera bra måste det finnas en öppen kultur där de anställda känner att de kan ta upp sina vardagsproblem, och att värdegrundsarbetet faktiskt hjälper dem i sitt dagliga arbete.
Maria Larsson är Landshövding i Örebro län. En god förvaltningskultur är ett prioriterat arbetsområde på länsstyrelsen i Örebro län, där det har en tydlig plats i varje årsredovisning och verksamhetsplanering. Det börjar med att alla nyanställda får en ordentlig genomgång av den statliga värdegrunden och de värdeord som länsstyrelsen själva tagit fram för sin verksamhet.
– Ett tag efter första genomgången träffar jag de nyanställda. Då fikar vi, och pratar kring vilka förväntningar jag har och hur det är att jobba som statsanställd. Att jobba i staten skiljer sig ju lite från att jobba privat, så det är viktigt att komplettera.
Det betyder också att det blir väldigt mycket information att ta in för nyanställda.
– Det går inte att göra det som en engångsinsats. Vi måste kontinuerligt återkomma till värdegrundsfrågorna, på olika sätt och i olika form. Det är nog en av de största insikterna när det gäller att arbeta med en god förvaltningskultur.
Möten där de diskuterar goda exempel
Länsstyrelsen i Örebro har regelbundet återkommande temadagar då all personal samlas. Maria Larsson använder dessa för att ta upp frågor om värdegrund och förvaltningskultur. Till en sådan temadag fick till exempel alla enheter i uppdrag att ta fram tre förbättringsåtgärder när det gäller förvaltningskulturen att jobba med under det efterföljande året.
– Detta skulle enheterna sedan redovisa skriftligt, och arbetet följs upp. Det är ett sätt att hålla arbetet med förvaltningskultur levande ute i organisationen.
Hon berättar också att hon ofta vid möten när all personal träffas lyfter några exempel på god förvaltningskultur från verksamheten.
– När vi fått beröm från någon medborgare som vi haft kontakt med så lyfter vi det också. Det händer ganska ofta, och det är ju kul att kunna lyfta fram sånt.
De har även använt sina värdeord som en del av grunden för lönerevisionen.
– Många tyckte det var väldigt positivt, och vi fick en lönerevision som både facket och många medarbetare uppfattade som väldigt transparent.
Ta upp problem från vardagen
Maria Larsson berättar att de börjat pröva något som hon kallar reflekterande team i myndighetens chefsgrupp. Där tar cheferna upp problem från vardagen och reflekterar tillsammans över hur de eller andra medarbetare ska hantera dem.
– Jag försöker skapa en öppen kultur där vi vågar lyfta vardagsproblem. Det är grunden för en god förvaltningskultur. Att inte tysta ner problem som uppstått, utan lyfta upp det till gemensamt samtal.
På sikt planerar Maria Larsson att föra ut detta som en arbetsmetod bland alla medarbetare. Hon berättar att medarbetarna är väldigt positiva till att arbeta med värdegrundsfrågor.
– De ser att det hjälper dem i sitt arbete. Kanske är det som återspeglas i den medarbetarenkät som gjordes förra året och som fick väldigt positiva svar. Det hjälper dem att vara både trygga och effektiva. Och alla vill väl vara på en arbetsplats man kan vara stolt över.
Kulturen sitter i människorna
Det uppstår nya frågor hela tiden, och misstag sker, konstaterar hon. Det kan handla om att lära sig hantera personer som är påstridiga eller på annat sätt jobbiga att bemöta. Det kan dyka upp många gränsdragningsfrågor, som när det gäller bisysslor eller vad man bör och inte bör säga på sociala medier.
– Då är det bra att ha tänkt efter innan. Man kommer aldrig att kunna fånga upp allt i förväg, men man kan göra mycket genom att vara proaktiv. En kultur sitter inte i väggarna. Den sitter i människorna. Så vi människor måste samtala och hjälpa varandra när det gäller svåra saker eller om någon tappar bort sig. Man kan inte tro att man blir färdig, för det blir man aldrig. Det uppstår hela tiden nya frågor och problem.