Det ska vara enkelt att göra rätt
De allra flesta universitet och högskolor är myndigheter. Men den akademiska världen är också en på flera sätt speciell miljö. Det gör att universiteten och högskolorna delvis delar samma utmaningar som andra myndigheter, men också att de möter utmaningar som är specifika för den akademiska miljön.
De allra flesta universitet och högskolor är statliga myndigheter. De utgör till och med den största statliga sektorn. Samtidigt avviker de på flera sätt från de flesta andra statliga myndigheterna.
– Vi har andra friheter, men samtidigt arbetar vi för skattebetalarnas pengar. Vi har ett stort uppdrag att bidra med samhällsnytta, vi ska vara effektiva med statens resurser och staten ska vara en ansvarstagande och attraktiv arbetsgivare. Det är viktigt att vi som arbetar i denna sektor förstår det och tänker på det i vårt dagliga arbete, säger Sigbritt Karlsson, rektor på Kungliga Tekniska högskolan, KTH.
Lättare att följa upp med ny organisation
Från att ha varit organiserade i tio så kallade skolor har KTH sedan 1 januari 2018 fem skolor. Ett viktigt mål var att skapa utbildningar med högre kvalitet, både för dem som studerar och dem som så småningom ska anställa dem. En annan poäng var att göra det lättare att följa upp hur förvaltningen fungerar och hur de etiska frågorna hanteras. En effekt av omorganisationen är att det kommer att bli lättare att följa upp hur olika delar av organisationen gjort när det gäller dessa frågor, och hur reaktionerna bland medarbetare och chefer blivit.
Som universitet måste KTH även hantera etiska frågor av olika slag, som oredlighet i forskning. Sigbritt Karlson upplever att medarbetare och chefer är mycket positiva till att KTH tar tag i dessa ibland ganska svåra frågor.
– De tycker det är bra att veta hur reglerna och riktlinjerna ser ut, och att det finns stöd att få när det inte fungerar. För att vi ska fortsätta vara framgångsrika i den ökande internationella konkurrensen så måste vi följa med i utvecklingen, och helst gå före. Det är ofta så jag argumenterar.
Akademien en komplex myndighetsmiljö
KTH har som universitet å ena sidan den akademiska friheten och många medarbetare som är vana att arbeta självständigt. Men samtidigt lyder de under samma regler som andra statliga tjänstemän och ska göra rätt för sina statliga anslag.
– Det här är något vi behöver diskutera hela tiden. Det finns en uppfattning att vi är helt fria inom akademien, men så är det inte riktigt. Vi använder skattebetalarnas pengar och har samma offentlighetsprincip, yttrandefrihet och andra lagar och förordningar att hålla oss till som andra myndigheter.
KTH har arbetat mycket med frågor kring diskriminering, ett ämne som hamnar i ett delvis annat ljus än för många andra myndigheter. De har en väldigt stor andel internationella medarbetare, där många inte har planer på att bosätta sig permanent i Sverige, utan är i landet under en begränsad tid.
– Det påverkar hur vi tar hand om exempelvis just diskrimineringsfrågan. Det handlar både om att informera om väldigt konkreta saker som att förstå hur man anmäler om man upplever att man blivit diskriminerad och mer abstrakta saker som att förstå vad som är diskriminering och inte. Synen på dessa frågor och hur man hantera dem varierar väldigt mycket över världen och vi har medarbetare från väldigt många länder, så det är en utmaning som är särskilt stor för oss.
Utmanande att kommunicera i en stor myndighet
Mycket av det konkreta arbetet med förvaltnings- och etikfrågor görs på chefsnivåer under rektor. KTH är en arbetsplats med 5 500 anställda, vilket gör att den som sitter högst upp i hierarkin har begränsade möjligheter att träffa anställda. Men Sigbritt Karlsson använder de kontaktytor hon har för att prata om etik och en god förvaltningskultur.
– Jag har en blogg, där jag ganska ofta tar upp den typen av frågor. Jag deltar regelbundet i arbetsplatsträffar och andra aktiviteter på skolorna och förvaltningarna, gärna i stormöten där alla som vill kan komma. Fakultetsrådet har sina möten och vi har en central samverkansgrupp där jag bland annat träffar de fackliga representanterna.
Hon har också en egen brevlåda, "Sigbritt svarar", där vem, som helst kan skicka in frågor om vad som helst.
– Jag försöker svara på allt, och alla svar finns tillgängliga för alla anställda på intranätet. Frågorna är anonymiserade, så ingen kan se vem som ställt frågan.
Strävar efter enhetlighet
I praktiken ligger mycket av ansvaret på linjecheferna i en så stor organisation.
– Men vi har bra kollegial struktur. Jag träffar ofta cheferna under mig, och jag jobbar nära dekanus och prodekanus, som har ett mer direkt ansvar för att se till att den här typen av frågor tas om hand i praktiken ute i organisationen. Vi funderar också mycket på hur vi ska kunna följa upp på ett bättre sätt.
Som en del av omorganisationen från tio till fem skolor ingick även att arbeta med konceptet "Ett KTH". Ett KTH syftar till att befästa tanken på att KTH är en myndighet och att alla ska göra på samma sätt.
– Jag har hört rätt mycket av det ute i organisationen sedan dess, att man inte ska göra på sitt eget sätt som man gjort förr, utan göra på det sätt KTH gör. En sådan anda gör det givetvis lättare för arbetet med en bra förvaltningskultur att slå igenom. Målet är att det ska vara enkelt att göra rätt.